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Von Analog auf Digital umsteigen – Das papierlose Büro*

Mittlerweile versuchen viele Unternehmen ein Papierloses Büro zu führen. Doch ein papierloses Büro bedeutet mehr, als nur die Rechnungen einzuscannen. Die Buchhaltung kann mit Hilfe von Software komplett digital arbeiten, Notizen können digital erfasst werden. Doch, um dies alles erst einmal zu realisieren Bedarf es anfangs viel Aufwand. Doch in den meisten Fällen lohn sich dieser Aufwand, da sowohl Zeit eingespart wird als auch die Kosten minimiert werden. Sollte man aber vor haben sich Selbstständig zu machen, so würde dieser Aufwand wegfallen und man könnte sich direkt von Anfang an mit der Digitalisierung beschäftigen.

Alle Bereiche müssen konsequent umgestellt werden

Ein papierloses Büro umfasst viel mehr, als nur das digitalisieren von Dokumenten. Mit Apps kann man etliche Tätigkeiten digitalisieren und mit verschiedenen Programmen sogar ganze Abläufe, wie die Rechnungsverarbeitung in der Buchhaltung. Manche Software für die Buchhaltung bietet etliche Vorteile, so dass eingehende Rechnungen, egal mittels welchem Kanal, mit Hilfe von Regeln direkt bearbeitet werden können. Die Software ist in der Lage die eingehenden Dokumente zu lesen und automatisch zu erkennen, ob es sich um eine Rechnung oder eine Mahnung etc. handelt. Diese kann im Anschluss automatisiert in einen gewünschten Ordner verschoben werden. Über Notizen, welche üblicherweise auf der Rechnung vermerkt wurden, muss sich ebenfalls keine Gedanken mehr gemacht werden, denn in den digitalen PDF Dateien lassen sich wie auf einem normalen Blatt Papier Notizen und Zusatzinformationen vermerken.

Vor- und Nachteile eines papierlosen Büros

Dadurch, dass die Berge an Papier nicht mehr benötigt werden, wird es leerer im Büro werden. Alles ist digital und der Haufen an Aktenordnern steht nicht mehr herum. Entscheidet man sich dafür alle Dokumente in der Cloud zu speichern, so hat man die Möglichkeit von Überall auf diese Dokumente zuzugreifen. Auch das Endgerät spielt dabei keine Rolle. Ein anderer großer Vorteil, welcher analog niemals erreicht werden kann ist, dass die Dokumente digital verwaltet und somit auch durchsucht werden können. Dadurch wird es einem ermöglich direkt nach bestimmten Schlüsselbegriffen zu suchen und der Computer zeigt einem alle Dokumente an, die diesen Suchbegriff enthalten. Analog wäre das manchmal eine Tagesaufgabe. Digital geht es innerhalb weniger Sekunden.
Aber wo Vorteile sind, sind auch Nachteile. Anfangs natürlich der enorm hohe Aufwand. Je nach Unternehmensgröße können es schon einmal mehrere Tausend Dokumente sein, welche sortiert und eingescannt werden müssen. Sowohl in dieser Hinsicht als auch in Hinsicht der Software benötigen die Mitarbeiter erst einmal eine gewisse Einarbeitungszeit. Außerdem müssen stets technische Geräte zur Verfügung stehen. Die Speicherung in der Cloud ist ratsam, um technische Ausfälle vorzubeugen. Gibt der Laptop mal den Geist auf, so sind die Daten und Dokumente trotzdem noch vorhanden.

 

*Dieser Beitrag wurde gesponsert von Suchhelden GmbH

Stefan Ponitz
Über Stefan Ponitz 101 Artikel
Seit über 15 Jahren arbeitet Stefan Ponitz in der Online und Medienbranche für verschiedene Unternehmen und Agenturen im Bereich Online Marketing und e-Commerce. Daneben schreibt er Fachartikel und ist immer wieder als Speaker auf verschiedenen Veranstaltungen anzutreffen. Mit seiner Marketing Beratung fokus: e-Commerce betreuet er mittelständige Kunden in den Bereichen: Online Marketing, E-Commerce, Conversion Optimierung & Web-Analytics.

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